独自取材 月80時間の発送工数を30時間へ！
アイシーエクスプレスの『販促BPO』が選ばれる理由

ITツール単体では届かない、システムと『リアルな物流』がセットである本当の価値

ーー御社はもともと配送サービスからスタートされたと伺いました。まずは、現在の多様なBPO（ビジネス・プロセス・アウトソーシング）サービスに発展した背景について教えてください。

塩川様：はい。弊社はもともとバイク便の先駆けとして、配送・輸送サービスからスタートした会社です。そこから長年培ってきた確実な配送ネットワークと物流ノウハウを基盤に、お客様から寄せられる「配送だけでなく、印刷も一緒に頼みたい」「資材の保管や梱包、発送業務そのものも一括して任せたい」という切実なご要望をいただくようになり、それらに合わせて柔軟にサービス領域を広げてまいりました。
現在は、ITシステムと実際の物理的な物流を高度に融合させた『BPOサービス』を総合的に展開しております。その中の一つとして、多くの企業様にご活用いただいているのが、今回ご紹介する『販促サポートBPOサービス』であり、実は現在、弊社において一番成長率が高くなっている領域でもあります。

ーーこのサービスが生まれた背景には、先ほど挙げたような企業のバックオフィス、特にマーケティングや販促の現場における課題を解決したいという狙いがあったのでしょうか。

塩川様：多くの企業様では、マーケティング担当者が全国の営業所から「この資材を何部送ってほしい」という依頼をメールやFAXでバラバラに受け取っていました。その都度、担当者が本来の企画・分析業務を中断して倉庫へ出向き、ピッキング・梱包・発送まで手作業で対応するという状況が続いていたのです。

『月80時間から30時間へ』----工数・コストを大幅に削減できるメカニズム

ーー実際にこの『Web発注システム×リアル物流』のサービスを導入すると、企業の現場ではどのような変化が起きるのですか？

塩川様：実際の導入結果として、それまで毎月『80時間』かかっていた販促資材の管理・発送にまつわる工数が、『30時間』へと激減したという明確な結果が出ています。毎月50時間もの削減効果です。
導入前は、日々の発送業務そのものに追われるだけでなく、全国の現場から突発的に寄せられる「以前頼んだ資料がまだ届かないのですが、いつ着きますか？」「現在のパンフレットの在庫はあと何部残っていますか？」といった確認の電話やメールの応対だけで、担当者様が本来やるべき『コア業務』に全く集中できない状態に陥ってしまうケースが多く見られました。
しかし、このワンストップの仕組みを導入することで、そうした煩雑な確認や問い合わせ対応そのものが不要になります。毎月50時間ものゆとりが生まれたことで、担当者様が本来のクリエイティブな業務やマーケティング戦略の立案にリソースを集中できるようになります。

ーー工数の削減だけでなく、資材を受け取る側の全国の営業現場や各拠点にとっても大きなメリットがありそうですね。

塩川様：その通りです。これまではバラバラに届く依頼の集計や手配に追われていた担当者様も、Webシステム上で配送先や日時を細かく指定して直接発注できるようになります。
そうすれば、出張先のホテルや展示会の会場、あるいは状況に応じてご自宅など、必要な資材をその場所にピンポイントで、タイムリーに届けることが可能です。現場の状況に合わせて必要なタイミングでの手配がスムーズに完結するため、営業活動をよりスピード感を持って後ろから支えていただけるようになります。
さらに、工数だけでなく『コスト』の最適化にも直結します。資材の在庫数量がWebシステム上でリアルタイムに可視化されるため、「気づかないうちに在庫が切れていたから慌てて大量に刷った」「古いバージョンの資材が大量に残ったまま廃棄処分になってしまった」というような、無駄な過剰印刷や廃棄コストを大幅に削減できます。
また、実際の保管・梱包・発送といった物理的な物流面もシステムと一元連携しているため、作業の品質を高く保ちながら、物流コスト自体も非常にリーズナブルに抑えることが可能となっています。

『印刷・倉庫・配送』を自社で一括対応するからこそ生まれる、圧倒的な柔軟性と機動力

ーーここで、御社が展開されている各種サービスについて、全体像を詳しく教えてください。公式Webサイトを拝見すると、大きく分けて3つの柱となるサービスを展開されていますね。

塩川様：はい。弊社では、お客様の多様なビジネスプロセスを支えるために、主に『フルフィルメントサービス』『データプリントサービス』『ロジスティクスサービス』という3つの事業を展開しており、これらが連携することでお客様に高い付加価値を提供しています。

ーーなるほど、この『ロジスティクス』『フルフィルメント』『データプリント』の3つが自社内で綺麗に繋がっているからこそ、強力なサービスが実現できているのですね。

塩川様：はい。販促資材を大規模な自社のセンターに一括集約することで、高効率で無駄のない在庫管理を実現しつつ、最新のパンフレットの印刷から、倉庫での保管、梱包、発送までを一気通貫で対応できる体制を構築しています。
システム、印刷、倉庫、配送がすべて自社内で繋がっているからこそ、急な仕様変更や、突発的な大量発送のご依頼が発生した場合でも、他社を挟むことなく臨機応変に対応できる高い機動力が生まれるのです。
昨今はペーパーレス化に伴い、紙の販促物そのものは全体的に減少傾向にあります。しかし、医療機器メーカー様や製薬会社様といった医療系のお客様のなかには、現在も紙の販促物を重視されているケースが比較的多く見られます。
Webやメールだと情報が埋もれがちですが、紙の方が手元に届く（見てもらえる）という理解もあり、「紙で」と指定されるお客様もまだまだいらっしゃいます。
だからこそ、ただの発送代行にとどまらず、『必要な時に、必要な部数だけ刷る（オンデマンド印刷）』ことで過剰在庫を徹底的に削減し、さらに顧客ごとの細やかなアプローチまでを一気通貫でサポートできる。これこそが、アイシーエクスプレスならではの特徴であり、お客様に提供できる最大のメリットです。

運送・物流業界では稀少な各種セキュリティ認証がもたらす、確かな信頼性

ーー企業の販促物やカタログ、さらにはデータプリント事業で扱う重要な個人情報・帳票データを預かる上で、セキュリティや品質管理の面ではどのような体制をとられていますか？

塩川様：私たちがお客様から選ばれ、信頼をいただいている大きな要素の一つが、情報セキュリティ体制と品質管理の追求にあります。
運送・物流業界としては『プライバシーマーク（Pマーク）』を取得している企業が少ないのですが、弊社では長年に渡って保持していますし、特定信書便事業の免許も取得しています。また、倉庫・データプリント部門においては、情報セキュリティの国際規格である『ISMS（ISO/IEC 27001）認証』、および品質マネジメントの国際規格である『ISO 9001』を取得していることも強みです。

ーー物流や運送の業界において、これだけのセキュリティ認証を揃えている企業は珍しいですね。

塩川様：はい。私たちは、フロントのITシステムから物理的な配送網、倉庫まで、自社でしっかり一括管理・連携を行っております。ルールやマニュアルの徹底による確実な運用を各現場で積み重ねているからこそ、お客様の重要データや大切な資材を「安心して任せられる」という確かな安心感に繋がっているのだと考えております。

まとめ：手作業の負担をなくし、本来のコア業務に集中できる環境へ

今回の取材を通じて見えてきたのは、アイシーエクスプレスが提供しているのは単なる『荷物の発送代行』ではなく、『時間と手間の削減』という実利的な価値であるということです。
多くの企業において、パンフレットの梱包や発送、在庫の数合わせといったアナログな手作業は、知らず知らずのうちに担当者の貴重なリソースを奪っています。これらをフロントの『Web発注システム』と『印刷物発注代行』を軸とした強固な物流ネットワークによって一元化することは、企業が本来注力すべき企画や分析、戦略立案といった『コア業務』に集中できる環境を整えるための確実な一歩と言えます。
同社では、現状を分析して改善提案を実施するアセスメントサービスを提供しています。「毎日の発送作業に追われて本来の業務が進まない」「アナログな資材管理や拠点のサポートに限界を感じている」と悩む販促・管理部門の担当者にとって、まずは気軽に自社の現状を相談し、まずは気軽に自社の現状を相談し、客観的な視点から具体的な改善提案を受けられる同社は、非常に心強いパートナーとなるはずです。