ビジネスの効率化と競争力の強化を図るために、多くの企業がBPOを導入しています。
この記事では「なぜBPOサービスが選ばれるのか」に焦点をあて、その理由を具体的に掘り下げていきます。
コスト削減・業務品質の向上・人的リソースの有効活用・競争力の強化など、BPOがあなたの企業にどれほど利益をもたらすかご確認ください。
BPOとは？
BPO（ビジネス・プロセス・アウトソーシング）とは、企業が自社の業務プロセスを外部の専門業者に委託する経営手法のことです。
企業は自社の人的リソースをより重要なコア業務に集中させることができ、業務の効率化やコスト削減を図ることができます。
業務改善・業務プロセスの見直しなども含まれ、長期間になりやすいのがBPOの特徴で、人手不足を補う・業務代行などが目的で、短期間なケースもあるアウトソーシングとは異なります。
BPOの対象となる業務は、経理・人事・ITサポートなどのバックオフィス業務から、カスタマーサポートやマーケティング業務まで多岐にわたります。
企業がBPOを導入する「5つ」の理由
企業がBPOを導入するのには、以下のような「5つ」の理由があります。
多くの企業でBPOサービスが選ばれる理由を、自社でも必要かどうかイメージしながらご確認ください。
- ・コスト削減
- ・業務品質の向上
- ・人的リソースをコア業務に集中
- ・競争力の強化
- ・部署間やグループ企業の業務標準化
それでは順に解説します。
コスト削減
BPOを導入することで、企業は大幅なコスト削減を実現できます。
特に削減が見込まれるのは、以下3つのコストです。
| 費用 | 削減の理由 |
|---|---|
| 人件費 | BPO企業は低コストで高品質なサービスを提供するため、自社で同等のサービスを提供するより安価BPO企業は低コストで高品質なサービスを提供するため、自社で同等のサービスを提供するより安価 |
| インフラ費用 | 設備投資や維持費はBPO企業がするので、高価なソフトウェアやハードウェアの購入が不要 |
| 運用費用 | 業務プロセスが効率化するので、事務費や消耗品費などで無駄なコストが削減され全体的な運営コストを抑えることが期待できる |
上記に加え、人件費・設備費などの固定費を外部委託費として計上することで、固定費の変動費化にも貢献します。
業務品質の向上
BPOが選ばれる大きな理由として、「業務品質の向上」もあげられます。
専門の業務に特化したBPO企業は、高い専門知識と技術を持っており、効率的で高品質なサービス提供が可能です。
また標準化されたプロセスや手法があるため、一貫性のあるサービスを提供できるのも特徴です。
定期的なトレーニングやベストプラクティスを常に取り入れ、常に高品質で一貫性のある対応をし、顧客満足度を上げ企業の信頼を高めます。
人的リソースをコア業務に集中
BPOを導入することで、企業は人的リソースを「コア業務」に集中させることができます。
バックオフィス業務や一般的な管理業務などの「非コア業務」をBPO企業が担当することで、社員はより重要で戦略的な企画・イノベーション・マーケティングなどの「コア業務」への集中が可能となります。
挑戦的で創造的なコア業務に従事する機会が増えることで、社員のモチベーションが向上し、企業文化の改善も期待できるでしょう。
個別の分野に特化したBPOを導入することで、「非コア業務」の品質が上がり、さらに「コア業務」に集中することで企業の活性化が見込めるのです。
競争力の強化
企業の競争力を大幅に強化することができるのも、BPOが選ばれる理由の一つです。
BPO企業は最新の市場動向や技術トレンドを常に把握しており、市場の変化に柔軟かつ迅速に対応し、競争優位性を維持することができます。
またBPO導入により、限られた人的リソースを最適に分配できる点も見逃せません。
重要なプロジェクトや新規事業にリソースを集中させることができ、新しいアイデアや技術が導入されることで、業務プロセスの改善や新製品・サービスの開発が進み、企業の競争力が向上します。
部署間やグループ企業の業務標準化
BPOを導入することで、企業内の部署間やグループ企業全体での業務標準化が促進されます。
異なる部署やグループ企業間での業務プロセスのばらつきを、最新のプロセスに統一できるのもBPOが選ばれる理由です。
会計・人事・ITサポートなどで、以下のような効果が期待できます。
| 効率的な情報共有 |
|
|---|---|
| ミスやトラブルの削減 |
|
| 業務の効率化 |
|
| 継続的な改善が可能 |
|
BPOの導入により、部署間やグループ企業全体での業務標準化が促進され、効率性や品質の向上・コスト削減が実現します。
企業全体の競争力が強化され、持続的な成長が可能となるのです。
BPOを導入する際の注意点
ここからは以下の内容に焦点をあてて、BPOを導入する際に注意する点を解説します。 BPOが選ばれる理由と同様に、注意点もしっかり把握した上でBPOを導入するか検討してください。
- ・ノウハウの蓄積が困難
- ・自社運営に戻すのが困難
- ・情報漏洩リスクの対応
BPOを導入する際の注意点
BPOを導入する際の課題の一つは、ノウハウの蓄積が困難になる点です。
BPO化することで、ノウハウや知識が社外に蓄積され、内部での知識の蓄積が進まず、社員がその分野に関する専門知識やスキルを習得する機会が減少します
BPOによる業務改善やイノベーションを把握するため、定期的な報告会を実施し、BPO導入後も密なコミュニケーションが取れる体制にしておきましょう。
自社運営に戻すのが困難
BPOを導入した業務を再度自社運営に戻すことは、非常に困難な場合があります。
一度BPO化した業務を再度自社で運営するためには、業務プロセスの再構築や必要な人的リソースの再確保が必要となり、コストと時間がかかるケースがあります。
BPO企業とのコミュニケーション不足や自社に蓄積されているノウハウが不足していると、サービスの質が落ちてしまう可能性もあります。
他のBPO企業に委託できないか検討し、テスト期間を設ける・引継ぎ期間に余裕を持たせるなどの対策をして、サービスの質低下を防ぎましょう。
情報漏洩リスクの対応
BPOを導入する際は、情報漏洩リスクに関する対応が重要な課題となります。
外部組織であるBPO企業に業務を委託することで、機密情報や個人情報が外部に流出するリスクが高まります。
BPO企業との間で厳格な情報管理契約を締結するのはもちろん、以下のような対策を取り緊急事態に備えましょう。
| セキュリティ認定の確認 | BPO企業が以下のセキュリティ認定を受けているか確認
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|---|---|
| 継続的な監視と評価 |
|
| 緊急対応計画の策定 |
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まずBPO企業を選ぶ際に、第三者機関による認定を受けているかチェックしてください。
BPO導入後は、定期的な監視を行い必要に応じて改善策を講じていきましょう。
また万が一情報漏洩があった場合、事前に緊急対応計画を用意していると、影響を最小限に抑えることができます。
【まとめ】BPOは企業成長に貢献する！
BPOサービスが多くの企業から選ばれる理由は、「コスト削減」「業務品質の向上」「人的リソースの有効活用」「競争力の強化」など様々です。
これらは社員のモチベーション上昇に貢献し、企業の成長に力強く踏み出せるため、多くの企業がBPOを選択する最大の理由といえるでしょう。
注意点をしっかり把握し、BPOを効果的に活用することで、さらなる成長と発展を遂げてください。
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POINT -
メディアリテラシーの高いBPO企業を選ぼう！