業務効率化 教育業界のBPO活用法：具体例と導入事例で分かる効率化のポイント

教育業界でBPOを活用する具体例

教育現場でもBPOを活用することで、スタッフの業務負担軽減に繋げることが可能です。

例えばチャットボットを導入し一般的な問合せに対応させることで、有人対応が軽減され、スタッフはコア業務に集中できるので作業効率を上げることに繋がります。

ここでは教育現場でのBPO活用方法を具体的に紹介します。

交換留学・グローバル化の推進

BPOを導入することで、交換留学や協定校の開拓を推進することができます。

学生の窓口業務から募集、留学の事務手続きまでBPOで対応でき、渡航中の危機管理業務や海外留学生の入国支援までサポートします。

また日本語・日本語文化理解プログラムや授業補助・定期面談補助など、教育現場に特化したBPOならではのきめ細かいサービスがあるのも特徴です。

奨学金関連の業務全般

教育特化のBPOでは、日本学生支援機構（JASSO）から学内外の独自奨学金まで、受付・申請業務を進めることも可能です。

出願受付や書類点検、説明会準備などに加え、学生相談・保護者対応など、奨学金に係る業務全般に対応することができます。

学生課の業務全般

学生窓口での証明書発行・申請書の受付・教員や学生からの問い合わせ対応など、学生課の業務全般もBPOで対応可能です。

他にも入学式や学位授与のフォローやレポート提出の対応など、経験豊富なBPOのスタッフが対応します。

入試関連の業務全般

教育特化BPOでは、都市圏の大学入試に加え、地方で実施される大学入試受験や海外での入試事務局業務のサポートも可能です。

例えば地方や海外に強い株式会社JTBでは、入試の企画や運営に強いノウハウがあり、地方や海外の入試を強力にサポートします。

サポート内容は、入試会場手配・試験監督・会場誘導・各種備品手配など、入学試験全般に対応します。

学会・会議などの事務局業務

学会や各種会議の事務局業務もBPOで対応できます。

会議がオンラインの場合は環境整備や機器のチェックなどをトータルサポートし、どのような形態・規模にも対応します。

また出張で発生する旅費計算や交通機関・ホテルの予約など、教員の秘書としての業務にも対応可能です。

教育業界でのBPO導入事例

ここからは教育機関が実際にBPOを導入した事例を3つ紹介します。

• ・大手通信教育会社：内部組織の標準化
• ・青山学院大学：学生アンケートの集計
• ・株式会社日本創芸教育：複雑なダイレクトメール業務の対応

それでは順番に見て行きましょう。

1. 導入事例1：大手通信教育会社

   課題	グループ企業の管理・間接業務の標準化と移管 管理・間接部門以外にも事業部門の固有業務の標準化も必要 グループ企業の中にB2B・B2Cなど異なるビジネスモデルが存在
   BPOによる取組	業務を可視化 社員の不安を細かくケア システム統一を徐々に導入
   BPOの成果	アウトソース可能な業務の切り出しに成功 グループ全体のコスト削減・収益改善に大きく貢献 短期間で転籍・異動のスケジュールを実現

   出典： 株式会社 TMJ

   大手通信教育会社の、内部組織の標準化を進めたBPOの導入事例です。

   グループ企業内にB2BやB2Cなど、異なるビジネスモデルが存在し、それぞれの企業に総務・人事など管理・間接業務があったため、統一的な標準化や移管が求められていました。

   そんな中、経営トップの強い要請もあり、SECOMグループの株式会社TMGによるBPO導入を開始します。

   基本スタンスとして、社員に不安感を与えないよう徐々にプロジェクトを進めることに注力し、まずは業務の棚卸を実行し可視化できるようにしました。

   次に異動対象となる社員の不安やモチベーションダウンに繋がらないように重要視したのは、「転籍先で育成役として尊重する」などの密なコミュニケーションです。

   グループ企業内で徐々に統一システムを導入し、これまでのやり方から変化を少なくするように配慮し統一を完了させました。

   転籍・異動対象者のケアを優先することにより短期間で人材配置が完了し、大幅なコスト削減に成功しています。

2. 導入事例2：青山学院大学 学務部 教育支援課

   課題	「授業改善のための学生アンケート」に要する時間とコストの削減
   BPOによる取組	Web方式の導入 マークシート方式の導入
   BPOの成果	アンケートに必要な時間を短縮できた 事務コストの削減ができた アンケート結果の有効活用がしやすくなった

   出典： 株式会社 教育ソフトウェア

   青山学院大学では年に2回「授業改善のための学生アンケート」を実施していましたが、事務員の時間的な負担とコスト面の負担が課題となっていました。

   そこで教育現場のIT化に定評のある「株式会社　教育ソフトウェア」によるBPOを導入し、まずはアンケートのマークシート化を実施しました。

   次に学生のアンケートは「WEB」方式、教員の集計結果は「紙」のハイブリッド方式を導入することで、集計作業の簡略化と学生のアンケートにかかる時間短縮に成功し、加えてコスト削減にも貢献しています。

   青山学院大学では、学生へのアンケートに対する回答はWEB、一方で教員へ渡す集計結果は紙という独特な文化がありましたが、株式会社教育ソフトウェアのきめ細かいサービスで、WEB方式導入後もその文化を継続し好評となっています。

   学生アンケートに特化したBPOを導入することで、職員に余裕が生まれ、コスト削減にも成功しています。

3. 導入事例3：株式会社日本創芸教育

   課題	ダイレクトメール発送会社との意思疎通が不完全だった 複雑な発送内容に対応できる会社が無かった 正確にスケジュール通りに対応できる体制が重要だった
   BPOによる取組	BPO会社変更から半年間かけて綿密な打ち合わせ 専用システムを開発
   BPOの成果	人員も含めた柔軟な体制づくりで毎日の種類・部数変動に対応 事務コストの削減ができた 発送データ送信翌日に確実に発送する正確さ

   出典： セイコーソリューションズ株式会社

   核となる通信教育事業や出版事業など、指導教育機関として50年以上の実績がある「株式会社日本創芸教育」のBPO導入事例です。

   同社はダイレクトメールを「営業担当」として非常に重要な位置づけとしていましたが、以前依頼していた会社は営業担当が毎年変わり仕様変更や封入物変更などの意思疎通に課題がありました。

   日本創芸教育には26もの講義があり、新聞やネット広告からの資料請求に対して、講義ごとの資料を送付する必要があります。

   また講義ごとの発送回数も異なり、多い講義では7回に分けて資料を送付する必要がありました。

   1日に発送するDMの種類は100種類以上になり、多いものでは1000通、少ないものだと数通と、この複雑さに対応できるBPO企業が見つからない状況でした。

   そんななか、BPOサービスをスタートさせたセイコーソリューションズの「印刷・封入・発送の事務代行」を採用します。

   毎日変動する発送内容に対応して人員手配や段取り管理に柔軟に対応できる点が導入の理由です。

   複雑なダイレクトメールの発送計画も半年間かけて綿密な打合せをし、専用ソフトを導入することでクリアしています。

   発送データ送信翌日に確実に対応し、二重チェック体制でミスを防ぐきめ細かさで高い評価を得ています。

まとめ：教育業界もBPOを導入することで業務効率化とコスト削減が実現する！

教育業界でもBPOを活用することで、業務の効率化やコスト削減を進めることができます。

交換留学や学生課業務・入試関連業務などにBPOを導入し、職員やスタッフがコア業務に集中できるよう取り組む機関が増えてきています。

導入事例にもある様に、「学生アンケートの集計」や「ダイレクトメールの発送」など、まずはピンポイント業務をBPO化し、状況に応じて徐々に増やしていくのも効率的です。

まずは教育に特化したBPOに相談し、課題解決の糸口を見つけられてはいかがでしょうか？