商品の製造から流通、販売まで幅広い業務を展開する、大規模な企業でもBPOを活用することで効率化や業務の専門化を図っています。今回は受注業務にBPOを活用している食品メーカーを例に見てみましょう。

受注業務のBPO化

もともと商品の受注業務にFAXを使っていたり、全国の各支店ごとに行っていた受注を、業務改革の一環として、新たに設立した支店ひとつに集約することにしました。当初は社員だけで行なっていましたが、異動や退職も発生するため、引継ぎだったり、派遣社員を入れるにしても受け入れ計画の調整に多くの時間をとられてしまっていた様子。そこで、BPOに業務委託する方が合理的だという結論に達したそうです。

受注拠点が集約されたことで、FAX受注などもデジタル化させることができ、目に見えて効率化が実現されていきます。また、受注業務の調査、標準化、マニュアル化に力を入れ、属人的な対応を無くしていくことが重要でした。以前は、同じマニュアルを使っていても全国各地で出荷のタイミングや連絡の時間帯、店舗への確認有無など、細かな業務が異なっていることが判明したようです。

BPO導入の結果、業務の見直しも進むことになり、誤入力が少なくなったり、受注プロセスの改善ができ、より少ないコストで安定稼働させることに成功しています。

BPO切り替えの決め手

大規模な企業であるため、業務改革としてBPOを導入するまでには、BPO・アウトソーシングが良いのか、子会社化による対応が良いのか、もしくは派遣社員などを使って対応するのが良いかを判断するために、コストだけでなく、業務遂行能力や安定したBPO企業かどうかなど、さまざまな観点から総合的に判断する必要がありました。BPOに切り替えた一番の理由は、もともといた派遣社員が所属していた会社だったこと、BPOを適切に進めるプランの提示が魅力的だったこと、そして担当者の熱意が決め手だったようです。